Tag der Offenen Tür: Tipps für die Planung und Organisation

Mache dir zu Beginn der Planungsphase klar, welches Image dein Unternehmen oder deine Einrichtung dem Kunden vermitteln will. Stehst du für Kompetenz, Seriosität und Vertrauen? Oder eher für Kreativität und Lebensfreude? Auf jeden Fall solltest du dich dementsprechend präsentieren. Ein Schlagersänger ist bei einem Tag der offenen Tür eines Getränkemarktes super aufgehoben, bei einer Anwaltskanzlei aber völlig fehl am Platz. Ein Golfclub kann problemlos eine Autorenlesung anbieten. Bei einem Automobilzentrum hingegen würden die Leute sicher verwundert aus der Wäsche gucken.

Generell solltest du dir gut überlegen, wie viele und welche Künstler du für dein Unterhaltungsprogramm engagierst. Dosiert eingesetzt rundet eine Live-Band oder ein Alleinunterhalter ein solches Event perfekt ab, nur übertreiben solltest du es nicht. Im Fokus steht schließlich dein Unternehmen, und das hat eine Menge zu bieten. Eine Universität, die für sich werben will, tut das am besten, in dem du deine Studenten eines ihrer Projekt präsentieren lässt und einen Einblick in die Lehrmethoden gibt. Ein Sportcenter darf seine Gäste ruhig mit einem bunten Bewegungsangebot unterhalten. Kehre deine Stärken heraus und sei stolz auf das, was du zu zeigen hast. Die Leute sind schließlich nur deshalb da.

Wenn deine Zielgruppe zwischen 30 und 40 Jahre alt ist, solltest du unbedingt am Tag der offenen Tür Kinderbetreuung anbieten oder eine Hüpfburg aufstellen. So ist der Nachwuchs beschäftigt und quengelt nicht, während die Eltern sich in aller Ruhe mit deinem Angebot beschäftigen können. In diesem Fall solltest du das aber auch vorher publik machen, damit die Eltern nicht aus Unwissenheit fernbleiben. Apropos: Rühre im Vorfeld unbedingt kräftig die Werbetrommel für den Tag der offenen Tür. Bitte die lokalen Zeitungen um eine Ankündigung, lade Pressevertreter ein, drucke Plakate und Flyer, verschicke Einladungen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn du dir viel Mühe mit den Vorbereitungen gibst und die Resonanz am Ende miserabel ist.

Die Suche nach einer passenden Location erübrigt sich bei einem Tag der offenen Tür zum Glück. Die Leute wollen deine Räumlichkeiten sehen und nichts anderes. Die müssen aber gut vorbereitet und hergerichtet werden. Mache dir vorher klar, was du präsentieren willst und wie das konkret aussehen soll. Benötigst du dafür eine Bühne, Tontechnik, Beamer oder sonstiges Equipment? Firmen, die all das anbieten, findest du bei eventbook.com.

Auch bei einem Tag der offenen Tür darf das Catering nicht fehlen. Allerdings gibt es hier einige Besonderheiten zu beachten. Bedenke, dass deine Besucher gekommen sind, um Informationen zu sammeln und sich zu unterhalten und nicht, um sich den Bauch mit deftigem Essen vollzuhauen. Biete leichte Snacks an, die man in einer kurzen Pause nebenbei essen kann. Besonders beliebt bei solchen Veranstaltungen sind Kaffee und Kuchen. Bei einem Tag der offenen Tür an einer Schule oder einem Sportcenter kannst du dir überlegen, auf Fastfood zu verzichten und die Kinder mal mit gesundem und leckerem Fingerfood zu überraschen. Es gibt genügend Caterer, die sich darauf spezialisiert haben und mit kreativen Ideen aufwarten. Versprochen, deine jungen Gäste werden begeistert sein.

Solltest du trotz unseres Ratgebers noch Unterstützung benötigen, wende dich an eine der zahlreichen Eventagenturen in deiner Nähe. Die haben viel Erfahrung mit solchen Veranstaltungen und helfen gerne. Damit dürfte einem erfolgreichen Tag der offenen Tür nichts mehr im Wege stehen.

Spannend, oder?! Das richtige Unterhaltungsprogramm macht jede Veranstaltung unvergesslich. Wenn du auf der Suche nach einer Idee für deine nächste Feier bist, schau doch mal bei eventartists.com vorbei. Ein Angebot für die kinderleichte Künstlerbuchung.