Eventkommunikation im Workflow strukturieren: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Veranstalter

Ein strukturierter Eventkommunikation Workflow schafft klare Abläufe vor, während und nach Veranstaltungen und unterstützt hybride sowie virtuelle Formate.

Ein strukturierter Eventkommunikation Workflow gilt als zentrale Grundlage für die Planung und Umsetzung von Live-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen. InterMedia Solutions GmbH hat dazu einen praxisorientierten Leitfaden veröffentlicht, der die wichtigsten Prozessschritte für die Kommunikationssteuerung im Eventkontext beschreibt. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Botschaften, Zuständigkeiten und Zeitpunkte entlang des gesamten Eventlebenszyklus aufeinander abgestimmt werden.

Der Beitrag ordnet die Kommunikation in drei Phasen ein: Pre-Event-Kommunikation, Live-Event-Kommunikation und Post-Event-Kommunikation. Für jede Phase werden typische Inhalte, Zeitfenster und organisatorische Anforderungen erläutert. Dazu zählen unter anderem Einladungen, Registrierungsbestätigungen, Live-Hinweise, technische Informationen sowie Nachfasskommunikation und Feedbackschleifen.

Darüber hinaus zeigt der Leitfaden, welche digitalen Werkzeuge den Ablauf unterstützen können. Genannt werden unter anderem Projektmanagement-Tools, Systeme für Registrierung und Teilnehmerverwaltung, E-Mail-Automatisierung sowie Eventplattformen mit Livestreaming, On-Demand-Inhalten und KI-gestützten Funktionen wie Live-Untertiteln und Übersetzungen. Nach Angaben des Unternehmens ist die Verbindung dieser Systeme besonders relevant, um Medienbrüche und manuelle Übertragungen zu vermeiden. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der schrittweisen Implementierung eines funktionierenden Workflows. Der Beitrag empfiehlt, zunächst Ziele und Zielgruppen zu definieren, anschließend einen Kommunikationsplan zu erstellen und Inhalte sowie Vorlagen frühzeitig zu produzieren.

Danach folgen die technische Einrichtung, interne Abstimmungen, Testläufe und ein kontinuierliches Monitoring während der Veranstaltung. Ergänzend enthält der Artikel eine Checkliste mit empfohlenen Meilensteinen von der ersten Strategiephase bis zur Nachbereitung innerhalb von 48 Stunden nach dem Event.

Der Leitfaden richtet sich an Eventplaner, Agenturen, Verbände, Unternehmen und Dienstleister, die Kommunikationsprozesse im Veranstaltungsumfeld strukturieren und digital unterstützen möchten. InterMedia Solutions GmbH verweist dabei auch auf die Bedeutung formatbezogener Kommunikation, da Präsenz- und Online-Teilnehmer je nach Veranstaltungsform unterschiedliche Informationen benötigen.

Die vollständige Veröffentlichung ist hier abrufbar: https://intermedia-solutions.de/eventkommunikation-workflow-schritt-fur-schritt-leitfaden/