05/15/2026
Veranstaltungen stressfreier planen, dank professionellem Teilnehmermanagement
Inhaltsverzeichnis
Teilnehmermanagement: Von Excel-Listen zu professionellen Systemen
Bis zu einer gewissen Veranstaltungsgröße ist das alles mit „Bordmitteln“ zu bewerkstelligen. Einladungen über Outlook oder das Intranet, Rückmeldungen per Mail oder die Verwaltung der Zu- und Absagen über die gute alte Excel-Liste, zum Schluss dann vorgedruckte Namensschilder, die ausgelegt werden. Ab 100 oder 150 Gästen aufwärts verliert man bei diesen Vorgehensweisen allerdings nicht nur schnell den Überblick, das manuelle Handling ist zudem zeitintensiv und fehleranfällig.
Moderne Teilnehmermanagement-Systeme bieten hier eine professionelle Unterstützung. Dabei ist zunächst zu unterscheiden, ob du für das Unternehmen eine (Software-)Lösung anschaffen möchtest, die veranstaltungsübergreifend genutzt werden soll, oder ob du das gesamte Teilnehmerhandling projektweise in die Hände von spezialisierten Dienstleistern legen möchtest. Vor der Auswahl eines Systems oder auch für das Briefing eines Dienstleisters gilt es sich zunächst über die Prozesse und Funktionalitäten, die abgebildet werden sollen, klar zu werden.
Wer, mit wem und wenn ja wie viele?
Ein idealtypischer Prozess könnte wie folgt aussehen: Import des Gästeverteilers in ein entsprechendes Teilnehmermanagement-System und Versand einer personalisierten Einladungsmail mit Login-Code an die Gäste. Die Zu- und Absagen sowie die Abfrage von weiteren Informationen, die für die Organisation notwendig sind, erfolgen über eine einfache Onlineanmeldung.
Nach Abschluss der Anmeldung erhält jeder Gast eine Bestätigung per Mail – auf Wunsch mit einem eTicket als PDF oder einem Wallet Pass für sein Smartphone. Der Check-In vor Ort erfolgt schnell und einfach über Scan des Tickets oder, für die Vergesslichen, über die Namenssuche. Sind zusätzlich Namensschilder gewünscht, können diese in wenigen Sekunden vor Ort gedruckt werden.
Die zumeist webbasierten Systeme bieten dir als Organisator jederzeit eine Echtzeitübersicht über den aktuellen Anmeldestand und unterstützen dich bei der Kommunikation mit den Gästen. Im Gegensatz zu den eingangs erwähnten „Bordmitteln“ ist der Einsatz eines Teilnehmermanagement-Systems natürlich nicht kostenlos. Er verringert aber deine bisherigen zeitlichen Aufwendungen, vorsichtig geschätzt, um mehr als 50 Prozent.
Wie auch immer du das Teilnehmermanagement umsetzt – an einem Thema kommst du derzeit leider nicht vorbei: die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Die Auswirkungen auf das Teilnehmermanagement bei Events sind erheblich, so kann z. B. schon die Abfrage, ob ein Gast Vegetarier ist, zu einem Problem werden. Grundsätzlich gilt, dass Teilnehmer in die Datenverarbeitung konkret einwilligen müssen und zudem jederzeit das Recht haben, zu wissen, ob und welche Daten von ihnen wo gespeichert werden. Damit die Daten vor Missbrauch geschützt werden, sind sogenannte technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Sicherheitsmaßnahmen und den Umgang mit den Daten konkret beschreiben. Der Einsatz eines Teilnehmermanagement-Systems oder die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister unterstützt dich aber auch hier, da diese auf die Umsetzung der DSGVO entsprechend vorbereitet sind.