Tagungen veranstalten

Planst du eine Tagung oder einen Kongress? Die Begriffe „Tagung“ und „Kongress“ werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung. Kongresse sind meist öffentliche und eher formelle Veranstaltungen, die größer angelegt sind und häufig einen wissenschaftlichen Charakter haben.

Tagungen hingegen sind in der Regel kleiner – sowohl was die Teilnehmerzahl als auch Ablauf und Umfang betrifft. Sie finden oft im internen Rahmen, zum Beispiel auf Abteilungsebene, statt und sind meist weniger formell. Außerdem handelt es sich bei Tagungen häufig um wiederkehrende Veranstaltungen, etwa Jahrestagungen.

Grundsätzlich gilt: Sowohl auf Tagungen als auch auf Kongressen kommen Vertreter bestimmter Branchen, Berufsgruppen oder wissenschaftlicher Disziplinen zusammen, um sich über festgelegte Themen auszutauschen. Im Mittelpunkt stehen dabei meist fachliche oder wissenschaftliche Vorträge.

Im Fokus von Tagungen steht neben der Vermittlung von Fachwissen vor allem die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander – unabhängig davon, ob es sich um eine abteilungsinterne Veranstaltung oder ein Treffen von Branchenexpert:innen handelt. Häufig dienen Tagungen außerdem der Pflege von Kundenkontakten und der Neukundengewinnung.

Neben klassischen Formaten mit Impulsvorträgen, Diskussionsrunden und Workshops können Tagungen auch moderner gestaltet sein – zum Beispiel als Barcamp oder World-Café.

Das im Vergleich zum Kongress oft etwas lockerere Format nimmt der Ernsthaftigkeit einer Tagung nichts: Für manche Berufsgruppen sind Tagungen sogar verpflichtende Veranstaltungen.

Analog zu Kongressen beginnen Tagungen meist mit einem einführenden Vortrag, der in das Thema einleitet. Anschließend folgen häufig weitere Vorträge unterschiedlicher Speaker oder Workshops.

Inhaltlich handelt es sich dabei in der Regel um branchenrelevante Fachvorträge und Unternehmenspräsentationen. Wichtig ist jedoch: Vorträge sollten nicht zu viel Raum einnehmen, denn der Fokus liegt ebenso auf Austausch und Vernetzung. Plane daher zwischen den einzelnen Programmpunkten ausreichend Zeit für Diskussionen ein. Kommunikative Pausen sind ein zentraler Bestandteil jeder gelungenen Tagung.

Neben Kaffeepausen und gemeinsamen Mahlzeiten trägt auch ein durchdachtes Rahmenprogramm maßgeblich zur Vernetzung bei. Hier haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über fachliche Themen hinaus auszutauschen und einander besser kennenzulernen.

Für eine funktionierende Kommunikation ist eine angenehme Atmosphäre entscheidend – und dabei spielt der Veranstaltungsort eine zentrale Rolle.

Er sollte weder zu groß noch zu klein sein, eine gute Akustik sowie ein angenehmes Raumklima bieten (Stichwort: Belüftung), verkehrstechnisch gut angebunden sein und alle technischen Anforderungen erfüllen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass genügend Platz für den Austausch in großen und kleinen Gruppen vorhanden ist.

Auch die regelmäßige Versorgung mit Speisen und Getränken trägt maßgeblich zum Erfolg deiner Tagung bei. Schließlich entstehen gerade in den Kaffeepausen oft die spannendsten Gespräche.

Ein passendes Rahmenprogramm sollte ebenfalls sorgfältig ausgewählt werden. Je nach Location, Ziel der Veranstaltung und Zusammensetzung der Gruppe kann das zum Beispiel eine sportliche oder kulturelle Aktivität sein.