Das Erfolgskonzept für Online-Events

Die Basis – das Ziel des Events

Bei der Planung eines Online-Events ist es wichtig, sich zu fragen, was mit dem Event erreicht werden soll. Das können unterschiedliche Ziele sein, wie beispielsweise die Steigerung der Bekanntheit oder Motivation der Mitarbeiter, Networking, Wissensvermittlung oder eine Produktpräsentation. Am besten setzt du das Ziel nach der SMART-Methode, also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert, um es im Anschluss auch messen zu können.

Wer soll teilnehmen – die Zielgruppe

Egal ob online oder offline, ein Event hat immer eine Zielgruppe, für die es ausgerichtet wird. Überlege dir also, wer deine Wunschteilnehmer sind, wo sie beruflich sowie örtlich herkommen, was ihre Erwartungen sind, und welchen Mehrwert sie aus der Teilnahme ziehen können. Nun kannst du zur Konzeptentwicklung übergehen.

Der Kern – das Konzept

Wichtig bei der Konzeptentwicklung ist, immer Ziel und Zielgruppe im Auge zu behalten. In diesem Schritt kannst du auch dein Team zusammenstellen, mit dem du das Online-Event planst und durchführst. Zudem sollte das Datum und die Länge der virtuellen Veranstaltung fixiert werden. Tipps für die Terminfindung findest du hier. Außerdem wird in diesem Schritt das Eventformat geplant, sowie Programmideen entwickelt:

Als Teil der Konzeptentwicklung solltest du dir überlegen, in welchem Format deine virtuelle Veranstaltung abgehalten werden soll, und wie dieses sinnvoll umgesetzt werden kann. Wenn du einen Workshop, ein Teamevent oder ein Bar Camp durchführen möchtest, ist es wichtig viel Interaktion zu ermöglichen. Besonders gut lassen sich Events mit Vortragscharakter im virtuellen Format durchführen, denn hier ist es aufgrund der wegfallenden Anreisebarriere möglich, eine größere Zielgruppe anzusprechen. Auch das Angebot für virtuelle Teamevents ist während der Pandemie stetig gestiegen und erfreut sich großer Beliebtheit. Konkrete Ideen für eine solche Veranstaltung können Sie hier finden.

Um dein virtuelles Event erfolgreich zu machen, brauchst du ein ansprechendes Programm. Überleg dir also, was an einem Online-Event alles interessant oder spannend sein könnte, und löse dich von jeglichen Einschränkungen von Live-Veranstaltungen, da es im virtuellen Raum ganz andere Möglichkeiten gibt. Liegt dein Fokus beispielsweise auf der Interaktion der Gäste, kann diese durch weitere Tools für Whiteboards oder Umfragen verbessert werden. Auch das Einrichten von extra Networking-Räumen kann dein Event auflockern und dafür sorgen, dass Teilnehmer mitreden möchten.

Einen absoluten Mehrwehrt bieten Moderatoren und Speaker auf deinem Online-Event. Wie diese auf Online-Events arbeiten, können Sie hier nachlesen. Die Vorteile von externen Speakern sind, dass sie unbeeinflusst Diskussionen leiten sowie bereits einiges an Erfahrung in digitalen Formaten sammeln konnten und wissen, wie sie das Publikum am besten fesseln können.

Aber nicht nur Moderatoren treten gerne auf Online-Events auf. Es gibt auch einige Künstler, beispielsweise Alleinunterhalter wie Magier oder Komiker, die virtuelle Programme anbieten, durch die die Stimmung mit Humor oder spannenden Shows aufgelockert wird. Dadurch wird das Programm abwechslungsreich, und das Event zu einem, das gerne und leicht in Erinnerung bleibt. Tob dich also ruhig aus, lass deiner Kreativität freien Lauf und überlege dir, wie du die Aufmerksamkeit deiner Gäste am besten halten kannst.

Auch bei Online-Events ist es wichtig, ein Budget aufzustellen und sich innerhalb dessen zu bewegen. Dies funktioniert genauso wie bei Live-Events, es werden also die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt und miteinander abgeglichen.

Beispiele für Einnahmen bei virtuellen Veranstaltungen sind Tickets oder Sponsoren. Kosten treten beispielsweise bei der benutzten Online-Plattform, Werbeanzeigen sowie Honoraren für Moderatoren, Hosts oder Künstler auf. Dabei kommt es häufig darauf an, wie viele im Endeffekt teilnehmen, da Online-Tools häufig einen fixen Preis pro Teilnehmer bzw. pauschal für eine festgelegte Anzahl an Gästen verlangen. Aber auch das passende Equipment muss gemietet werden. Solltest du eine größere Veranstaltung planen, ist es möglich, professionell ausgestattete Streaming-Studios zu mieten, in denen du mehrere Kameras zur Verfügung hast sowie Green-Screens und ein Team, das sich um die Technik kümmert.

Wenn das Konzept und Budget stehen, beginnt die Programmplanung. Dafür kannst du deine Ideen strukturieren und auf Machbarkeit prüfen, sowie mit der Suche nach Moderatoren und Künstlern beginnen. Werden für das Programm Zutaten oder spezielle Gegenstände benötigt, kannst du den Gästen dies in Form von Goodie-Boxen zukommen lassen, wobei es wichtig ist, diese rechtzeitig abzuschicken. Anschließend wird der zeitliche Ablauf für das Online-Event erstellt, wobei zu beachten ist, dass die Aufmerksamkeitsspanne vor dem Bildschirm kürzer ist. Plane also kurze Einheiten und genügend Pausen, und pass auf, dass dein Event allerhöchstens 3h Stunden dauert – je kürzer desto besser.

Einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Online-Veranstaltung ist die Technik, allen voran die verwendete Plattform. Achte darauf, diese an deine Zielgruppe anzupassen – sind deine Wunschteilnehmenden bisher kaum mit solchen Tools in Berührung gekommen, kann die Situation überfordernd sein, wird allerdings viel in virtuellen Meetings gearbeitet, kann ein komplexerer, innovativer Raum ausgewählt werden. Suche auch nach einem Alternativ-Tool, auf das du bei Komplikationen ausweichen kannst. Um mit den Gästen interagieren zu können, sind ein gutes Mikrofon und Headset, eine Webcam sowie schnelles Internet von hoher Relevanz. Der letzte Punkt der Technik ist das Management von Einladung, Registrierung sowie den Teilnehmenden selbst.

Wenn deine Zielgruppe nichts von dem Online-Event weiß, wird niemand teilnehmen, weswegen du es zum Beispiel über Newsletter oder soziale Medien bewerben solltest. Genaueres zu Eventankündigungen kannst du hier nachlesen. Deine Einladung sollte die wichtigsten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Online-Tool und Zeitplan beinhalten, gibt es zusätzliche einen Dresscode oder Contest, darf das natürlich auch nicht fehlen.

Kurz vor dem Event ist noch ein Reminder auszuschicken, der Zugangsdaten, ein Erklärungs-Dokument für das Meeting-Tool, sowie die Kontaktdaten des Support-Teams, bei dem man sich bei Problemen melden kann, beinhaltet.

Kommen wir zum letzten Schritt der Planung: Briefe dein Team und gebe jedem Mitglied fixe Aufgaben, wie auf die Zeit, das Programm oder den Chat zu achten. Außerdem wird ein Support-Team benötigt, das sich um Probleme der Gäste kümmert, sowie ein Technik-Team, an das du dich wenden kannst.

Bespreche noch einmal mit deinen Moderatoren und Künstlern deren Aufgaben und bereite ein Worst-Case Szenario vor, falls jemand ausfällt, das Internet nicht funktioniert, oder Dateien nicht geteilt werden können. Zuletzt ist noch der virtuelle Raum einzurichten: Achte darauf, dass Farben, Hintergründe und Logos zusammenpassen und nicht ablenkend wirken. Deine Planung ist mit diesem Schritt abgeschlossen.

Ist alles fertig geplant und organisiert, gibt es vor der Veranstaltung nur noch eines zu erledigen: Die Probe. Diese sollte ca. eine Woche vor dem eigentlichen Online-Event mit allen Beteiligten gemacht werden und das Programm einmal mit allen technischen Gegebenheiten durchgegangen werden. Stell alles passend ein und notier dir was nicht so gut funktioniert, um noch finale Abänderungen zu machen.

Am Tag des Online-Events sollten alle Vorbereitungen abgeschlossen sein. Wichtig ist, dass jeder aus dem Team seine Rolle kennt und weiß, wie Komplikationen gelöst werden.

Beginne rechtzeitig, auch wenn noch nicht alle anwesend sind – Dein Zeitplan verschiebt sich sonst. Es ist sinnvoll, anfangs Gesprächsregeln zu definieren, auf die Teilnehmer einzugehen und Diskussionen zuzulassen. Dies lockert die Stimmung und nimmt das Gefühl, allein vor einem Bildschirm zu sitzen. Sei außerdem nicht allzu deprimiert, wenn jemand den Call verlässt – es wird immer jemand das Interesse verlieren, und bei Online-Events ist das Aussteigen besonders leicht. Genieß stattdessen die Zeit mit den Gästen, die mitmachen.

Wenn die Online-Veranstaltung vorbei ist, solltest du eine Dankesmail mit der Frage nach Feedback ausschicken. Es ist sinnvoll, dieses mit dem Team zu besprechen, und eine interne Reflexion durchzuführen. Mithilfe dieser Informationen kannst du erkennen, was gut funktioniert hat und was weniger, und daraus für die Zukunft lernen. Überprüfe schließlich noch, ob du im Budget geblieben bist, sowie das Ziel erreicht hast, welches du Anfangs definiert hast.