Checkliste Veranstaltung planen (10 erprobte Tipps)

Egal ob du die Firmenweihnachtsfeier, ein Festival oder eine Produktvorstellung planst, die Schritte der Veranstaltungsplanung sind meist sehr ähnlich. Oft ist tatsächlich schon viel gewonnen, wenn du den Überblick wahrst. Dabei hilft unsere ultimative Checkliste für Veranstaltungsplanung. Bestimmt kannst du hier auch noch den einen oder anderen Tipp für die Eventplanung mitnehmen. 

Im Folgenden sind die unterschiedlichen Schritte für die Veranstaltungsplanung ausgeführt. Wenn du eher der schnelle Checklisten-Typ bist, scrolle einfach zum Seitenende durch – hier findest du die Zusammenfassung für geübte Veranstaltungs-Planer.

Veranstaltungs-Tipp #1: Am Anfang steht das Ziel. Klingt paradox, ist aber bei der Planung einer Veranstaltung nicht zu verachten, schließlich bauen alle weiteren Planungsschritte auf Ihrem Ziel auf. Lege fest, was du deinen Gästen mit dem Event vermitteln willst und welchen Outcome du anstrebst. Du wirst merken, dass einige Planungsschritte leichter werden oder sich von selbst ergeben, wenn du ein festgelegtes Ziel hast. Welche Aufgaben auf dich zukommen und was du beachten musst, wenn du deine perfekte Veranstaltung planst, kannst du häufig aus der Zielsetzung ableiten. 

Veranstaltungs-Tipp #2: Sei berechnend. Und das meinen wir ganz positiv. Starte die Eventplanung mit einer Kalkulation. Wie viel darf die Location kosten und wie viel willst du für Catering und Rahmenprogramm ausgeben? Beachte hierbei auch die Kosten, die nicht unmittelbar auf der Veranstaltung anfallen: Lizenzen, Einladungen, Vermarktung der Veranstaltung und eventuelle Reisekosten für Mitarbeiter. 

Veranstaltungs-Tipp #3: Timing ist alles. Wie so oft im Leben ist auch bei der Veranstaltungsplanung Timing einfach alles. Und damit meinen wir vor allem, rechtzeitig die unterschiedlichen Schritte zu unternehmen. Gerade Eventlocations sind schnell ausgebucht, besonders wenn du auf ein bestimmtes Datum festgelegt bist. Um allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die unterschiedlichen Planungsschritte einzusehen und dir auch die Abhängigkeiten der Schritte voneinander zu verdeutlichen, lohnt es sich, mit einem Projektplan zu arbeiten, auf den alle zugreifen können. Ein nützliches Tool hierfür ist zum Beispiel Smartsheet.    

Veranstaltungs-Tipp #4: Doppelt (geprüft) hält besser. Je nach Größe der Veranstaltung sollte der Termin deiner Veranstaltung ein halbes Jahr im Voraus stehen. So kannst du sicher sein, dass deine Gäste an diesem Termin Zeit haben und auch die richtigen Show-Künstler oder Musiker verfügbar sind. Verschicke die Einladungen zu deinem Event früh genug. Lade lieber per Save-the-Date und Nachfass zweimal ein, als dass du hinterher allein auf deiner Veranstaltung bist. Doppelt hält eben besser. Ein typischer Fehler bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums ist es, das große Ganze nicht im Blick zu haben. Vermeide Terminüberschneidungen deiner Veranstaltung mit wichtigen Veranstaltungen, die deine Gäste ebenfalls locken könnten! 

Veranstaltungs-Tipp #5: Das „Wo“ entscheidet. Wenn du eine Veranstaltung organisierst, ist die Wahl der richtigen Location ein entscheidender Erfolgsfaktor. Deine Veranstaltungs-Location sollte dem Geschmack deiner Zielgruppe entsprechen und Platz für all das bieten, was auf Ihrem Programm steht. Brauchst du Parkplätze? Barrierefreiheit? Platz für ein Buffett, eine Bühne, Veranstaltungstechnik, einen Garten? Viele Locations sind auf Großveranstaltungen wie Kongresse ausgerichtet und verfügen über fachkundiges Personal, das die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellt. Mache dir eine Checkliste mit allem, was deine Location können muss und gehe diese Punkt für Punkt durch. Und dann vergiss nicht, die Adresse auf den Einladungen anzugeben. 

Veranstaltungs-Tipp #6: Liebe geht durch den Magen. Eine Weisheit, die auch gilt, wenn du eine Veranstaltung planst. Hungrige Gäste sind auch unzufriedene Gäste oder im schlimmsten Fall Gäste, die verschwinden. Du solltest daher für das passende Catering sorgen. Plane Zeiträume ein, in denen gegessen werden soll und serviere zum Beispiel dekorative Häppchen beim Empfang. Das hebt die Stimmung direkt! Mittlerweile ist es wichtig, auch vegetarische oder sogar vegane Varianten anzubieten. Wenn du eine Veranstaltung planst, die eher ein Festival oder eine Party ist, kann es auch sinnvoll sein, Essensstände für einen Mitternachts-Snack zu organisieren. 

Veranstaltungs-Tipp #7: Der Rahmen macht das Bild. Manchmal reicht Essen als Programmpunkt nicht aus. Planst du zum Beispiel eine Firmenweihnachtsfeier, die auf Teambuilding ausgelegt ist? Oder ein Jubiläum, das deine Gästen im Gedächtnis bleiben soll? Dafür gibt es professionelle Show-Künstler, Livebands, Redner und Moderatoren, die Erfahrung mit Großveranstaltungen haben und dazu beitragen, dass deine Veranstaltung unvergesslich wird. Steht deine Veranstaltung unter einem bestimmten Motto, kann auch die Wahl der Dekoration den Unterschied ausmachen. Und wenn getanzt werden soll, steht und fällt der Abend sowieso mit dem DJ. Befinden sich unter deinen Gästen Familien mit Kindern, ist auch eine Kinderbetreuung in Erwägung zu ziehen.

Veranstaltungs-Tipp #8: Sei laut. Bewirb deine Veranstaltung über die Kanäle, auf denen du deine Zielgruppe erreichst. Per Firmenaushang und E-Mail, Social Media oder Plakate – das hängt ganz von deiner Veranstaltung ab. Bei der Bewerbung gilt: Vorfreude ist die schönste Freude. Daher sollte die Werbung für Ihre Veranstaltung genau das wecken: Vorfreude. So ist das Bewerben deiner Veranstaltung auch die Gelegenheit, um deine Gäste auf dein Event einzustimmen. Mehr über die Bewerbung einer Veranstaltung findest du hier.  

Veranstaltungs-Tipp #9: Es mag sehr deutsch klingen, aber sicher ist sicher. Und das gilt auch für die rechtliche Absicherung Ihrer Veranstaltung. Verfügst du über die nötigen Genehmigungen der Stadt, der Feuerwehr oder der GEMA? Wenn du eine Veranstaltung ausrichtest, manchmal ein lästiger, aber notwendiger Schritt, um das Event überhaupt steigen lassen zu dürfen. Hilft also nichts!

Veranstaltungs-Tipp #10: Kontrolle ist (immer) besser. Das gilt zumindest für die Veranstaltungsplanung. Weiß dein Projektteam über alle Schritte auf dem Event Bescheid? Existiert ein Notfallplan? Hast du Terminbestätigungen von Location, Catering und Show-Künstlern erhalten? Überlasse nichts dem Zufall. Wenn du die perfekte Veranstaltung planen willst, lohnt es sich, über alles zweimal nachzudenken und das Projektteam für die Eventplanung einzubeziehen. Schließlich solltest du nicht die einzige Person mit dem Masterplan sein!

Geh Schritt für Schritt vor, wenn du eine Veranstaltung planst, beginn früh genug und behalte den Überblick. Wenn du dich fragst, ob du bei der Planung deiner Veranstaltung alles beachtet hast, findest du hier die ultimative Checkliste für Veranstaltungen – die wichtigste Liste, wenn du eine Veranstaltung planst!