Glanzvoller Abschluss: Praktische Tipps für die Abiball Planung (inkl. Checkliste)

Eine zu große Eventlocation, keine Fotografin oder unpassende Musik – diese Fehler solltet ihr bei der Abiball Planung unbedingt vermeiden. Der Abschluss eurer Schullaufbahn soll euch schließlich positiv in Erinnerung bleiben.

Wie ihr Step-by-Step einen unvergesslichen Abiball plant und dabei keine wichtigen Aspekte vergesst, könnt ihr in diesem Beitrag lesen.

Die Abiball Planung sollte mit der Suche nach einer geeigneten Location beginnen. Bei der Wahl steht die Größe und Kapazität an erster Stelle. Ihr wollt allen Gästen einen Sitzplatz bieten, aber trotzdem nicht auf eine Tanzfläche verzichten müssen.

Eine zu kleine Location kann schnell ungemütlich und eng wirken. Eine zu große Location lässt den Abiball dagegen schnell leer wirken. Die Location sollte für alle Gäste gut erreichbar sein – wenn möglich an öffentliche Verkehrsmittel angebunden oder mit genügend Parkmöglichkeiten.

Vergewissert euch außerdem, dass die Location ein feierliches Ambiente und die benötigte technische Ausstattung bietet. Besonders eine gute Licht- und Tontechnik kann für den Verlauf des Abends wichtig sein.

Falls ihr euch noch inmitten der Suche nach einer passenden Eventlocation für den Abiball befindet, schaut unbedingt auf eventlocations.com vorbei.

Genauso wichtig wie die Eventlocation ist die richtige Wahl des Caterings – denn es gibt nichts Schlimmeres als hungrige Gäste.

Bevor es an die Menüplanung geht, solltet ihr euch entscheiden, ob ihr ein Buffet oder ein Tellermenü anbieten möchtet. Individuelle Geschmäcker und Ernährungsbedürfnisse der Gäste sollten dabei berücksichtigt werden.

Besonders bei einer großen Gästeanzahl empfiehlt sich ein Buffet mit verschiedenen Gerichten, die auch für Vegetarier:innen und Veganer:innen geeignet sind. Bei einem Tellermenü ist es hingegen ratsam, im Vorfeld zu erfragen, wie viele Gäste sich vegetarisch oder vegan ernähren.

Bezüglich des Getränkeangebots könnt ihr zwischen einer Getränkeflat oder einer à la carte Option wählen. Bei einer Flatrate zahlt jeder Gast einen Festpreis für unbegrenzte Getränke. Bei der à la carte Option werden diese individuell von jedem Gast gezahlt.

Hat der Abiball ein Motto? Dann berücksichtigt dieses auch bei der Planung der Dekoration. Falls nicht, solltet ihr euch für eine bestimmte Stilrichtung und ein Farbschema entscheiden – so schafft ihr ein harmonisches Gesamtbild. Blumen, Ballons, Kerzen und Lichterketten sorgen für ein besonders schönes Ambiente und die richtige Atmosphäre. Auch personalisierte Tischkarten mit den Namen der Gäste eignen sich hervorragend als Dekorationselement.

Tischkonstellation

Auch die Tischkonstellation sorgt für ein harmonisches Gesamtbild in Bezug auf die Dekoration und sollte bei der Abiball Planung beachtet werden. Welche Tischkonstellation für einen Abiball geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab – zum Beispiel der Größe der Location und dem verfügbaren Platz.

In der Regel sind runde oder rechteckige Tische die beste Wahl für Abibälle. Sie schaffen eine formelle und elegante Atmosphäre und ermöglichen es den Gästen, sich leicht zu unterhalten.

Wählt einen DJ mit Erfahrung, denn die Gäste sollten unbedingt bei Laune gehalten und zum Tanzen animiert werden. Ein guter DJ sollte in der Lage sein, sich an die Stimmung der Gäste anzupassen und verschiedene Musikgenres zu spielen, um die Tanzfläche voll zu halten. Wichtig ist auch, dass der DJ bereit ist, auf spezielle Musikwünsche einzugehen.

Habt ihr weiteres Unterhaltungsprogramm geplant – wie einen Eröffnungstanz, eine witzige Rede oder interaktive Spiele, um die Gäste bei Laune zu halten? Sprecht die Durchführung des Programms auf jeden Fall mit dem DJ ab, damit alles reibungslos läuft und gegebenenfalls bestimmte Programmpunkte angemodert werden können.

Während der Abiball Planung solltet ihr den Programmablauf mit genauen Zeiten festlegen, damit die Gäste über den Ablauf des Abends informiert sind.

Momente festhalten und sich in ein paar Jahren wieder an den Abiball erinnern – eine Fotografin, eine Fotobox oder eine Polaroid Kamera darf da auf keinen Fall fehlen und sollte bei der Abiball Planung unbedingt in Betracht gezogen werden.

Bevor der Abiball beginnt, solltet ihr überlegen, welche Momente und Ereignisse festgehalten werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Gruppenfotos, Tanzfotos und Porträts der Absolvierenden und Gäste. Falls ihr eine Fotografin bucht, solltet ihr unbedingt eure Wünsche äußern.

Der Vorteil einer Fotobox oder einer Polaroid Kamera: Die Gäste können sie selbst bedienen und bekommen ein Foto per Sofortdruck direkt zum Mitnehmen.

Bei der Abiball Planung ist es wichtig, ein Budget festzulegen und alle Ausgaben sorgfältig zu planen. Meistens können durch Spendenaktionen, Sponsoren und den Kartenverkauf für den Ball die Kosten gedeckt werden. Plant auf keinen Fall über die verfügbaren Mittel hinaus.

Außerdem ist es ratsam, einen Puffer in das Budget einzuplanen. So könnt ihr unerwartete Kosten abdecken, die während der Planung oder der Veranstaltung auftreten können.

Durch sorgfältige Organisation und Vergleiche von Angeboten ohne qualitative Verluste könnt ihr ein realistisches Budget erstellen. So stellt ihr sicher, dass der Abiball ein Erfolg wird, ohne das Budget zu sprengen.

Ihr habt alle Punkte der Checkliste bei der Abiball Planung beachtet und das Programm steht? Dann steht einem erfolgreichen Abend und einer gebührenden Abschlussfeier nichts mehr im Wege. Ihr könnt euch also zurücklehnen und alles in vollen Zügen genießen!

Die Wahl der Location

• Erreichbarkeit

• Tanzfläche

• ausreichend Kapazität

• technische Ausstattung

Catering und Getränke

• Ernährungsbedürfnisse berücksichtigen

• Art des Caterings wählen

• Getränkeangebot: à la carte oder per Flatrate?

Dekoration

• Blumen

• Ballons

• Lichterketten, Kerzen

• Tischordnung planen

Musik und Unterhaltung

• DJ 

• Eröffnungstanz und Rede einplanen

• interaktive Spiele planen

Fotografie

• Fotograf:in

• Fotobox

Budget und Finanzen

• Budgetplan erstellen

• Spendenaktionen organisieren 

• Sponsoren anfragen